Au moment de choisir un photocopieur d’entreprise, une question se pose. Est-il plus intéressant de louer ou d’acheter ce matériel bureautique ? Pour s’installer et fonctionner sur la durée, toute entreprise doit s’équiper de matériels bureautiques. Choisir une imprimante, un scanner, une photocopieuse s’avère incontournable. L’achat et la location représentent deux manières de disposer de ces outils avec pour chaque solution, ses avantages et ses inconvénients.
Les avantages de la location d’un photocopieur
Louer une photocopieuse professionnelle, comme vous pouvez le faire sur ce site spécialisé, comprend généralement à la fois le coût de la location du matériel et de son entretien.Répondre à un besoin temporaire
La location s’avère tout d’abord une excellente solution si vous devez pallier un besoin temporaire, sur une courte durée. Vous devez équiper un chantier installé sur un site de manière provisoire et dupliquer des documents sur place ? Vous pouvez louer un photocopieur pour une durée prédéfinie.Pallier l'obsolescence
Les avancées technologiques en matière d’équipements bureautiques évoluent à grande vitesse à tel point qu’un matériel acheté aujourd’hui devient rapidement obsolète dans les mois qui suivent. Vos besoins professionnels risquent aussi d’évoluer et le photocopieur que vous aurez acheté ne correspondra peut-être plus à vos besoins futurs. Au moment de choisir une imprimante, un scanner ou un photocopieur, opter pour un imprimante multifonctions, un équipement tout-en-un plus perfectionné vous conviendra alors davantage… Si vous louez un photocopieur vous aurez la possibilité de le changer régulièrement et de profiter des toutes dernières technologies.Bénéficier d'une maintenance
Louer un photocopieur vous permet de bénéficier automatiquement d’un suivi et de maintenances régulières de votre équipement. Lorsqu’une panne survient, il vous suffit de contacter le service de maintenance associé à votre contrat de location. Vous avez accès à un service téléphonique afin d’obtenir un dépannage rapide au moindre problème. Vous profitez selon le cas d’un échange standard du matériel le temps des réparations ou d’une intervention sur place sans aucun frais supplémentaires. La remise en état du photocopieur est prise en charge au vu des modalités figurant sur votre contrat. Votre contrat de maintenance inclut aussi des interventions préventives en dehors de toute intervention pour panne. Ces vérifications régulières consistent à surveiller, nettoyer et anticiper les pannes avec changement des pièces menacées d’usure.L'approvisionnement en consommables
Le contrat de maintenance peut, selon le cas, prévoir aussi un approvisionnement régulier en consommables comme les cartouches d’encre. En fonction du nombre d’ impressions réalisées, une alerte se déclenche directement chez le prestataire pour le renouvellement de toner ou de cartouches. Ce service vous épargne la gestion de vos consommables, toujours complexe lorsque l’on dispose d’un parc équipé de nombreux photocopieurs. Dans tous les cas, la location vous évite un gros investissement de départ et de lourds frais de réparations au bout de quelques années de fonctionnement de votre appareil.D’un point de vue fiscal et comptable
Il peut être intéressant d’opter pour la location lorsque la trésorerie de la structure n’est pas assez solide pour supporter le poids d’un achat. Le loyer est alors considéré comme une dépense de fonctionnement et n’appartient pas à la même " enveloppe budgétaire " que s'il s'agissait d’un achat. En louant un photocopieur vous générez une charge déductible et bénéficiez d’une réduction d’impôt sur les sociétés et sur la taxe professionnelle. Pour résumer, les avantages de la location d’un photocopieur :- C’est une formule souple
- Vous profitez d’appareils récents avec moins de risques de pannes
- Vous bénéficiez de technologies plus avancées
- Vous avez la possibilité d’opter pour un contrat de maintenance et d'en négocier les conditions
Les inconvénients de la location d’un photocopieur
L’inconvénient majeur de la location est certainement son prix. En louant vous supporterez un surcoût jusqu’à 30% par rapport à l’achat. De plus, la location ne vous autorise pas à revendre l’appareil. Il convient également de bien faire attention avant de vous engager et signer un contrat de location. Prenez toujours le temps de bien le lire, d’étudier sa durée, ainsi que les mensualités et n’hésitez pas à négocier si nécessaire.
Les avantages de l’achat d’un photocopieur
Investir dans une photocopieuse est un excellent moyen de disposer d’un équipement de reproduction basique ou multifonctions. Vous profitez ainsi de ses multiples fonctionnalités tout au long de sa durée de vie.Une formule moins chère que la location
Certaines entreprises de petite taille n’ont pas toujours besoin d'un matériel ultra puissant avec des fonctions qui ne seront que peu utilisées par la suite. Il existe des photocopieurs d'un bon rapport qualité prix, simples mais performants, qui répondent à des besoins basiques pour 200 à 300 euros. Dans ce cas, un contrat de location ne se révèlera pas rentable. L’achat sera d’une part une solution 15 à 30 % moins chère que la location avec parfois l’opportunité de profiter d’excellentes occasions peu utilisées ou reconditionnées. Il existe aussi des photocopieurs multifonctions spécialement adaptés aux petites structures. Votre investissement sera alors rapidement amorti et aura peu d’impact sur votre trésorerie. À noter : les TPE et PME ont aussi la possibilité de recourir à un crédit d’équipement à taux fixe ou taux variable sur 12 à 60 mois. Cette facilité est proposée par les établissements bancaires.D’un point de vue fiscal et comptable
La solution d’achat permet d’investir et d’amortir le matériel acquis. Cet investissement passe sur un poste budgétaire dédié et non dans les frais de fonctionnement. Dès lors que l’entreprise emprunte si elle n’a pas la trésorerie suffisante, l’achat reste économiquement plus avantageux que de louer le matériel. Pour résumer, les avantages de l’achat d’un photocopieur :- C’est une solution rapport qualité prix moins chère
- Vous êtes propriétaire de votre matériel que vous pouvez revendre ou faire reprendre éventuellement par le vendeur
Les inconvénients liés à l’achat d’un photocopieur
Un équipement moins facile à changer
Le principal inconvénient de l’achat de photocopieur réside dans la difficulté de renouveler régulièrement le matériel. Il faut garder en tête que ce genre d’équipement devient rapidement obsolète. Vous priver des dernières innovations en matière de reproduction de documents peut freiner la productivité de votre entreprise face à l’évolution de vos besoins.Un investissement parfois lourd
Les entreprises de grande taille disposent souvent d’un parc composé grand nombre de photocopieurs, capables de brasser chaque jour un volume impressionnant d'impressions et de supporter un fonctionnement intensif. L'achat n’est dans ce cas pas rentable au regard du budget nécessaire pour équiper une structure importante.
Une durée de garantie limitée dans le temps
En achetant votre matériel, vous bénéficiez d’un service après-vente pendant la période couverte par la garantie. En cas de panne ou de défectuosité les réparations sont prises en charge durant la durée de la garantie seulement, pas au-delà (à moins d’opter pour une extension payante). Lorsque le délai de garantie est révolu, le vendeur est libéré de tout engagement. Les réparations voire le changement du photocopieur seront à votre charge. L’achat avec un contrat de maintenance vous permet de disposer d’un matériel fonctionnel et le garder en bon état de fonctionnement pendant toute la durée d’amortissement. Cependant, dans la réalité, si vous optez pour l’achat, le vendeur est bien souvent plus réticent à négocier des coûts de maintenance ou vous proposera cette option à un tarif élevé. Pour résumer, les inconvénients de l’achat d’un photocopieur :- C’est un investissement qui peut revenir cher en fonction du nombre et des fonctionnalités attendues par le type d’appareil
- Les réparations ou le remplacement du matériel ne sont plus prises en charge par le prestataire passé la période de garantie
- Vous avez moins de marge de manœuvre pour négocier les coûts de maintenance qui sont souvent élevés